Asignación de ejemplares

Una vez recogidas las solicitudes procede asignar los ejemplares disponibles. Seguramente antes queramos tener una visión global de las necesidades. Podemos conseguirla con el informe Existencias (número) de ejemplares al que se accede desde Documentos y listados. Este informe nos muestra un listado de las existencias de cada libro, cuántos ejemplares se han asignado, cuántos hay disponibles, cuántos pendientes de asignar y cuántos libros hemos de añadir al stock para satisfacer todas las peticiones.

La asignación de ejemplares podemos hacerla de tres formas distintas:

1. Asignación manual: Asignamos cualquier ejemplar disponible que queramos a quien queramos. Este método es útil, por ejemplo, cuando se presenta una solicitud una vez hecha la asignación, fuera del plazo ordinario establecido; en estas circunstancias no es necesario o no queremos que la aplicación repita el reparto; sólo hay que buscar un ejemplar disponible y registrarlo para su entrega a quien lo hubiera solicitado. Esta asignación directa se hace desde la ventana de Entrega de libros. También es útil si no queremos hacer el reparto previamente sino que se repartan los ejemplares a medida que los solicitantes se acercan a recoger el material sin importarnos el estado en que se encuentre (bien porque todavía no tengamos suficiente información como para considerar a quien se ha de entregar el material en mejor estado o bien porque todo el material esté en un estado idéntico o por la razón que cada uno tenga).
2. Asignación semiautomática: La aplicación propone cuál es el libro que hay que entregar y a quién se ha de entregar. Nosotros nos encargaríamos manualmente de buscar el ejemplar. Este método es poco práctico pero tiene la ventaja de poder controlar con precisión qué ejemplar se entrega.
3. Asignación automática: La aplicación asigna automáticamente (sin intervención humana alguna) los ejemplares disponibles al alumnado en función de la puntuación obtenida y respetando en la medida de lo posible el orden de preferencia señalado.

Para la asignación manual abrimos el formulario de “Entrega de libros al alumnado«. Seguidamente seleccionamos el o la solicitante a quien queremos entregar el material. La búsqueda puede hacerse por el nombre del alumno (o por cualquier otro dato del alumno a través del botón con los prismáticos), por el número de petición o incluso por el número de un ejemplar que se hubiese asignado (esta última búsqueda es útil para localizar a quién se asignó un determinado ejemplar pero para este escenario –en el que vamos todavía no lo hemos asignado parece poco interesante; aun así, como posible, hacemos referencia a ella). Una vez hecha la selección se muestran los libros solicitados. Ahí, en la lista de libros solicitados podemos ver la columna Ejemplar asignado, lista para indicar en ella el número de ejemplar. Si disponemos de un lector de códigos de barras podemos situar el cursor en el campo Asignar ejemplar y simplemente pasar el libro por el lector de códigos de barras (o escribir ahí directamente el código): automáticamente la aplicación lo llevará a la fila correspondiente.

Para cualquiera de los otros dos métodos de asignación (semiautomática y automática) abrimos el formulario “Asignación de libros». Establecemos las opciones de filtro: Curso y Estado para considerar sólo las solicitudes de un determinado curso y que se encuentren en el estado seleccionado. Los estados pueden ser

1. Asignando libros: Alumnado al que todavía le quedan libros sin asignar un ejemplar.
2. Incompleta: Se da por finalizada la asignación de libros pero no se pudieron conceder todos los libros solicitados.
3. Terminada: Todos los libros solicitados han podido ser asignados.
4. Pendiente: Alumnado incluido en los estados 1 y 2 conjuntamente, sin discriminar si se trata de uno u otro.

Se presenta entonces en pantalla el o la solicitante a la que se ha asignado mayor puntuación y su lista de peticiones.

Para la asignación semiautomática simplemente indicamos el número de ejemplar del primer libro (o del siguiente si del primero no quedan ejemplares) y pulsamos el botón Asignar. Inmediatamente la aplicación recalcula la puntuación y recoloca al alumnado filtrado en función del nuevo orden, quedando listo para repetir el proceso.

Para la asignación automática sólo se ha de pinchar en el botón Asignación automática. El proceso descrito en el párrafo anterior se ejecuta por la máquina directamente hasta que se agotan los ejemplares o las solicitudes.