Documentos y listados
LibvreBank dispone de una extensa gama de informes y listados. Desde esta ventana también es posible imprimir masivamente comunicaciones y documentos. Distinguimos dos tipos de informes: los centrados en el stock de libros existente y los centrados en el alumnado solicitante.
Informes centrados en el stock de libros
Por un lado, podemos solicitar informes en los que el foco no recae sobre el alumnado; son informes sobre, por ejemplo, ejemplares de libros disponibles. A este tipo de informes accedemos desde el botón Otros informes. Son estos:
- Formularios de petición de libros. Es una hoja para entregar a los solicitantes para que puedan formalizar su reserva de libros. A este informe se accede también desde la pestaña Cursos de los datos básicos.
- Valoración de ejemplares: Puesto que la valoración de ejemplares tiene una parte subjetiva y considerando que puede haber más de una persona asignándola, es posible que en alguna ocasión se desee repasar si la valoración dada se ajusta a un criterio objetivo. Este informe facilitaría este proceso. Se listan todos los ejemplares indicando su valoración.
- Existencias (Número) de ejemplares: Es un informe muy completo que nos da una visión global de situación. Nos muestra las existencias de cada libro, cuántos ejemplares se han asignado, cuántos hay disponibles, cuántos pendientes de asignar y cuántos libros hemos de añadir al stock para satisfacer todas las peticiones.
- Asignaciones: Un listado centrado en los ejemplares registrados. Nos muestra a quién está asignado cada ejemplar. Ordenado por curso, materia y finalmente, por el número de ejemplar.
- Ejemplares disponibles: Un listado en el que se muestran los ejemplares que quedan en el banco de libros, mejor dicho: los que no se han entregado al alumnado. Se agrupan en: Ejemplares asignados y no entregados, ejemplares no asignados y, por último, ejemplares dados de baja. A su vez, este informe se puede obtener ordenado por número de ejemplar o por curso y materia.
Informes centrados en el alumnado
Por otro lado, tenemos escritos, comunicaciones, documentos y listados en los que el alumnado constituye la pieza central de la información, como por ejemplo, la carta comunicando libros pendientes de devolver. En este tipo de informes disponemos de un mayor control para decidir el alumnado a considerar. A estos accedemos utilizando primeramente el desplegable en el que seleccionamos el Escrito o documento; seguidamente, si procede, el Modelo (para algunos de los escritos o documentos, desde Opciones podemos definir tantos textos como deseemos); a continuación el Filtro de alumnos y finalmente podemos hacer una selección individual del alumnado a considerar.
Es visible que, al menos, para determinados informes, existe una relación entre los desplegables Escrito o documento y Filtro de alumnos (por ejemplo, lo habitual es que la «Carta informando de libros asignados» la queramos enviar al «Alumnado con reserva realizada». Podemos, a través del icono «cadena de conexión», indicar que se vinculen ambos campos, lo que provocará que al cambiar el primero automáticamente se cambie el filtro en el segundo.
Los escritos y documentos que podemos generar desde aquí son estos:
- Resguardo de petición de libros
- Aceptación de la reserva de libros de texto
- Documento de recepción de libros de texto
- Justificante de devolución de libros de texto
- Carta informando de libros asignados
- Carta solicitando devolución de libros
- Listado con datos de contacto de los alumnos seleccionados
Ya vimos al hablar del procedimiento para solicitud de reserva y de la entrega y devolución de libros que los cuatro primeros documentos se pueden imprimir de forma individual desde allí. La particularidad es que desde esta opción podemos generarlos para varios solicitantes en un único proceso.
Estas son las posibilidades de filtrado de que disponemos:
- Todo el alumnado registrado (de todos los años)
- Todo el alumnado matriculado en el año seleccionado
- Alumnado con reserva realizada
- Alumnado con algún libro asignado (puede que todos)
- Alumnado con todos los libros sin asignar
- Alumnado con algún libro sin asignar (falta algún libro)
- Alumnado con todos los libros asignados
- Alumnado con libros entregados (un libro, al menos)
- Alumnado con libros asignados y no entregados (no recogidos)
- Alumnado con libros devueltos (algún libro, al menos)
- Alumnado con libros no devueltos (algún libro, al menos)
- Alumnado con libros con observaciones en la devolución
- Alumnado con libros no devueltos o con observaciones en la devolución
- Alumnado con libros no devueltos o con observaciones de préstamos de otros años
- Alumnado con libros no devueltos o con observaciones de préstamos de años anteriores
- Alumnado con libros no devueltos de otros años
- Alumnado con libros no devueltos de años anteriores
